Categories :

Как внедрять изменения в удаленном формате работы


Топ-5 моментов, на которые необходимо обратить внимание в новых реалиях. Своим опытом делится Галина Курганова, консультант по управлению изменениями Accenture в России.

Галина Курганова

Прошло уже почти два года с начала вынужденного перехода на удаленные сценарии работы. С одной стороны, пандемия подстегнула цифровую трансформацию бизнеса, с другой — остро подняла вопрос эффективности взаимодействия и коммуникации на расстоянии.

Как оперативно управлять изменениями при запуске ИТ-проектов без очных мероприятий и совещаний, обучать сотрудников не на рабочем месте, эффективно собирать обратную связь – сегодня эти вопросы волнуют практически каждую компанию, особенно при наличии у нее сети региональных подразделений.

Мы выделили 5 основных процессов, которые приобрели новые формы исполнения в текущих реалиях работы компаний.

№1 — Коммуникации по проекту

Проект начинается с коммуникаций и ими заканчивается. Однако в период тотальных ограничений на первый план выходят оффлайн коммуникации. Они заменяют и рутинные встречи, и торжественные приемы с участием топ-менеджмента компании, и финальную церемонию перерезания ленточки при запуске проекта.

При отсутствии очных мероприятий, конечно, неизбежно снижается информированность сотрудников. Поэтому в плане коммуникаций должны быть предусмотрены способы подачи информации по проекту с максимальным охватом: начиная от информационных писем и вебинаров и заканчивая опросами с элементами геймификации, чтобы вовлечь максимальное количество пользователей и рассказывать им о проекте на понятном им языке.

№2 — Удаленный формат общения

До пандемии можно было регулярно посещать проектный офис, приезжать в командировки на несколько недель или даже месяцев, на месте контролировать ключевые фазы проекта и, конечно, присутствовать при запуске. В нынешних условиях – это непозволительная роскошь в силу многих обстоятельств.

Границы многих стран закрыты, и члены распределенной многонациональной команды проекта собраться не могут. Многие сотрудники перешли на удаленный формат работы, и график совместного присутствия в офисе нужно дополнительно согласовывать. Компании также ограничили наполняемость переговорных комнат и общее количество сотрудников в офисе.

Повысить эффективность при удаленном формате общения позволит гибридный формат встреч, когда часть участников присутствуют очно, а часть удаленно.

№3 — Переписка по e-mail

На фоне ограничения возможностей личной коммуникации участники проектных команд запускают длинные обсуждения по электронной почте: запросы информации, сверка статусов, различные согласования.

Часто в копию таких цепочек писем включены еще десятки участников. Все они тратят рабочее время на чтение и пересылку сообщений, хотя вопрос можно было бы решить в сжатые сроки во время общего конференц-звонка по статусам. Также потребуется дополнительное время на перевод для участников, если изначально переписка велась не на «родном» языке проекта.

Решить проблему помогут, прежде всего, регулярные звонки и рассылка статуса по итогам, а также изначальная договоренность о языке проекта, чтобы фиксировать договоренности и легко копировать информацию в случае необходимости для стейкхолдеров. Поможет и проведение тщательной проверки списка адресатов.

№4 — Обучение сотрудников

При планировании обучения в текущих условиях можно предусмотреть полностью удаленный формат тренинга, если позволяет техническое оснащение переговорных комнат, но даже здесь есть свои ограничения:

• Не больше 10-15 частников звонка. При большем количестве сложно контролировать вовлеченность и ответить на все вопросы;
• Нет визуального контакта с тренером, проводящим обучение. Важно в начале сессии провести перекличку, чтобы отметить присутствие участников, а в конце попросить поделиться обратной связью;
• Если обучение ведется не на родном языке, многим участникам по телефону/ по видео намного сложнее понимать собеседника (играет роль акцент, произношение), поэтому имеет смысл предусмотреть перевод. При этом время тренинга в среднем увеличивается в 2 раза.

Бывают случаи, когда обучение работе с новой системой предполагает именно выполнение упражнений в тестовой среде, использование оборудования: сканнеров, принтеров и т.п. Тут не обойтись без очного обучения, но с соблюдением следующих норм:

• Если переговорная комната может быть заполнена только на 50%, придется провести 2 сессии вместо одной;
• Можно предусмотреть гибридный формат: часть участников присутствуют в переговорной, другие – удаленно со своих рабочих мест.

Например, в связи с ограничениями достаточно много сессий по обучению приходилось проводить он-лайн. В среднем на звонок подключались 12-15 участников. Так как часть курсов помимо теоретической части включала и практическую (упражнения, задания, тесты), важно было решить вопрос с вовлечением аудитории и контролем результатов. В зависимости от темы применялись следующие практики:

• После завершения презентации один из участников сессии «шерил» экран и выполнял упражнение под контролем тренера. Остальные участники могли следить за ходом выполнения или делать задание параллельно на своем компьютере.
• По итогам семинара в качестве домашнего задания участники должны были пройти тест, а через неделю назначался семинар для ответов на вопросы по теме.
• Ключевые эксперты раз в неделю проводили консультации для конечных пользователей и выполняли с ними практические упражнения в системе.
• Все сессии можно было записывать и в дальнейшем использовать как инструкцию.

Все это позволило сотрудникам в полном объеме получить теоретические знания и освоить систему.

№5 — Обратная связь

В эпоху всеобщего «обязательного офиса» можно было легко услышать отзывы о работе новой системы на кухне, наливая кофе, или распечатывая документы у принтеров. Когда все сотрудники на удаленке, сбор обратной связи и обсуждение переходит в новый формат.

Акцент смещается на письменные опросы по итогам тренингов и основных фаз проекта.

Возрастает роль ключевых пользователей и агентов изменений. Они больше всего вовлечены в тестирование и настройку корректной работы системы, получают информацию от конечных пользователей и становятся важным источником для сбора обратной связи, ее анализа и составления плана активностей.

Кейс

Европейская команда проекта занималась внедрением ERP-системы в российском представительстве международной компании. Помимо штаб-квартиры решение уже было внедрено еще в нескольких странах, поэтому команда была уверена, что самостоятельно справится с реализацией. Однако в связи с ограничениями по COVID-19, стало понятно, что приехать в Россию большая часть участников не сможет.

Кроме того, в российском офисе было введено достаточно много ограничений для сотрудников, в том числе на посещение офиса.

Внедрять проект полностью в удаленном формате было рискованно, так как у пользователей в России возникало много практических вопросов, требующих оперативного решения и поддержки на месте. Кроме того, не все из них в совершенстве владели английским языком (основной язык проекта), чтобы вести полноценные обсуждения и задавать вопросы.

Решение: к проекту присоединились консультанты из российского офиса Accenture.

Локальная команда Accenture обеспечила поддержку проекта во время приемочного тестирования и обучения конечных пользователей. Консультанты не только модерировали обучающие сессии, которые в удаленном формате проводила глобальная команда проекта, но и помогали с переводом.

Важным аспектом стала возможность провести очные практические сессии для сотрудников, чтобы закрепить навыки использования системы. Команда на месте сопровождала операции во время запуска и в период интенсивной поддержки. Также проводился оперативный сбор обратной связи от пользователей и ее анализ.

Удаленный формат вносит свои коррективны в процесс внедрения изменений. Подход к использованию некоторых коммуникационных инструментов в новых реалиях пришлось поменять, от каких-то отказаться вовсе, а некоторые показали свою эффективность и уже могут применяться в качестве лучших практик.

Если вам понравилась статья поделитесь ей в социальных сетях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *